Sistema 01
Documentación al día
Deja de perseguir facturas y tickets cada trimestre.
Cada trimestre alguien de tu despacho persigue facturas por teléfono y por correo. Este sistema hace ese trabajo solo. Escribe por correo a cada cliente al que le falta algo, vuelve a escribirle mientras no llegue y sube el tono según se acerca su fecha. Tú apruebas los avisos al empezar y luego solo miras el panel.
- Avisos por correo a cada cliente al que le falta algo. Tú eliges cuántos por trimestre, hasta cinco.
- Tono cada vez más firme según se acerca su fecha de entrega.
- Panel con quién lo ha entregado todo, quién ha empezado y quién no ha contestado.
Nos falta esto del Trimestre 1 de 2027
Asesoría Valduerna <avisos@asesoriavalduerna.es>
Para: Carmen Ombrosa
Hola, Carmen:
Para cerrar el Trimestre 1 de 2027 nos falta esto:
· Talleres Ombrosa, S.L. (hasta el 13/04/2027): https://········
Quedan 6 días hasta el 13/04/2027.
Si crees que este aviso no te corresponde, contéstanos a este correo.
Un saludo,
Asesoría Valduerna
Entregas del trimestre
- Clínica Dental ArvejalCompleto
- Panadería BerzalejoCompleto
- Óptica Villandriz NovaEn curso
- Talleres OmbrosaSin respuesta
2 de 4 completos
Paso a paso
Imagina un abril cualquiera. La primera semana pasa tranquila y la mitad de tus clientes no ha mandado nada. La segunda semana alguien de tu equipo empieza con las llamadas y los correos de siempre. La tercera es una carrera para teclear lo que va llegando. Y el día 19 sigues esperando a los de todos los trimestres.
Con el sistema, al cerrar el trimestre revisas los avisos y los apruebas. Desde ahí, a cada cliente al que le falta algo le llega un correo con el nombre de tu despacho y un enlace donde ve lo que tiene que entregar. Si no llega todo, recibe otro, y el tono aprieta según se acerca su fecha. Esa fecha sale de los modelos que presenta y del margen que tú pones. En el panel ves en todo momento quién ha entregado y a quién le queda qué.
Cómo funciona
- Cierra el trimestre y a tus clientes les faltan papeles.
- Revisas los avisos del trimestre y los apruebas.
- Cada cliente recibe un correo de tu despacho con su enlace.
- En el enlace ve lo que le falta y lo sube, también desde el móvil.
- Mientras le falte algo, le vuelve a escribir, cada vez más firme. Cuando lo entrega todo, para.
- Presentas el trimestre sin perseguir a nadie.
Las casillas llenas las hace el sistema. Las vacías, personas.
Con qué funciona
- Se instala sobre lo que ya tienes.
- Los avisos salen desde tu propio dominio de correo, con el nombre de tu despacho.
- Los documentos van directos a una unidad compartida de tu Google Drive. Funciona con Google Workspace.
- El panel de entregas no sustituye a tu programa contable, lo complementa.
Cómo se cobra
Precio cerrado y por escrito antes de empezar. Sin sorpresas después.
- No hay pago inicial ni depósito. No adelantas nada.
- La primera factura llega cuando das el sistema por bueno, o al cumplirse los 30 días de validación.
- En esa factura van la implantación y la primera cuota mensual.
- Lo que monto encima de tus cuentas lo contrato yo, y cada proveedor que uso está bajo contrato.
- Sin permanencia. Cancelas cuando quieras, por escrito, y la baja vale a final de ese mes.
- El precio concreto te lo digo en el primer contacto, cerrado y por escrito.
Preguntas sobre Documentación al día
¿Qué fecha usa con cada cliente?
La suya. Sale del plazo oficial de los modelos que presenta, menos los días de margen que tú quieras para trabajarlo. En enero, por ejemplo, el 111 vence antes que el 303, y cada cliente lleva la fecha del primero que le vence.
¿Y si un cliente no tiene correo?
No le llega ningún aviso. Al preparar los avisos del trimestre, el panel te dice quiénes se quedan fuera por eso, y a ellos les pasas tú el enlace.
¿Los mensajes suenan a máquina?
No. Son correos cortos, como los que ya le mandas a un cliente. Los textos son los mismos para todos los despachos, no se escriben a medida. Lo tuyo es la firma: salen con el nombre de tu despacho, desde tu dominio, y si el cliente contesta, la respuesta te llega a ti. Antes de que salga ninguno, los ves y los apruebas.
¿Qué hace mi equipo mientras tanto?
Mirar el panel y decidir. El sistema persigue, tu equipo solo interviene con los casos que de verdad necesitan una llamada.
Si te queda alguna duda que no esté aquí, mira las preguntas frecuentes o escríbeme y te la contesto.
¿Te encaja Documentación al día?
Me lo cuentas, te digo si alguno de mis sistemas te encaja y cuánto cuesta. Si no encaja ninguno, también te lo digo.
¿Prefieres correo? jose@aubaia.com