Tratamiento de datos

Quién es quién

Los datos de tus clientes son tuyos y las decisiones sobre ellos las tomas tú. En términos legales, tú eres el responsable del tratamiento y yo soy el encargado: los trato solo porque tú me lo encargas y solo para darte el servicio.

Eso no es una declaración de intenciones. Antes de tocar nada firmamos un contrato de encargo de tratamiento, que es lo que exige el artículo 28 del Reglamento europeo. En él queda por escrito qué datos se tratan, para qué y durante cuánto tiempo.

Qué datos toca cada sistema

Solo los que necesita para hacer su trabajo, y nada más:

• Documentación al día: el nombre y el canal de contacto de cada cliente al que hay que pedir papeles, qué ha entregado y qué no, y la lectura automática de los documentos para comprobar que cada uno es el que pediste.
• Adiós al tecleo: el contenido de las facturas que entran, con sus proveedores e importes.
• Cuotas cobradas: el nombre y el canal de contacto de cada cliente y si su cuota está pendiente o pagada.

Dónde viven los datos

Los datos de tus clientes siguen donde ya estaban: en tus herramientas. Lo que guardo aparte, y dónde, está justo debajo. Los sistemas trabajan sobre lo que ya es tuyo: tu dominio, tu correo, tu Google Drive y tu Google Workspace, y tu programa contable en los sistemas que lo usan. Todo eso sigue a tu nombre y con tus datos de facturación. Lo que monto yo para que funcionen lo contrato yo, a mi nombre, y cada proveedor está en el anexo IV del contrato de encargo.

Los documentos que entregan tus clientes no se guardan en sistemas míos: van a tu almacenamiento. Para comprobar qué documento ha subido tu cliente, el sistema lo lee y se lo pasa a un proveedor de análisis que no lo conserva y no puede usarlo, por contrato, para entrenar modelos. Ni el sistema ni el proveedor se quedan con el archivo: esa lectura se descarta al terminar la comprobación. Para Documentación al día guardo lo justo para perseguir papeles: a quién pedírselos, por qué canal, qué ha entregado y cuándo, y el resultado de la comprobación automática de cada documento. Está en una base de datos en Fráncfort, contratada por mí y con contrato de encargo con el proveedor. No monto ninguna otra con la información de tus clientes.

Quién accede

Solo yo, con mis propios accesos y solo para dos cosas: montar la instalación y mantenerla funcionando. No hay comerciales ni terceros mirando. Los proveedores que uso como subencargados están en el anexo IV del contrato de encargo, y cualquier cambio en esa lista te lo aviso por escrito con 30 días de antelación para que puedas oponerte.

Los proveedores de lo que es tuyo (tu correo, tu Google Drive y Google Workspace, tu programa contable) también tratan esos datos, cada uno con su propio contrato contigo. Los que uso yo para que el sistema funcione son subencargados míos y están en el anexo IV del contrato de encargo, con la lista concreta de tu instalación.

Quién lee los documentos de tus clientes

Nadie los lee a mano. Cuando tu cliente sube un documento, un sistema automático comprueba de qué documento se trata y si es el que le pediste, y te lo indica a ti. Para eso el documento pasa por un proveedor de análisis que tengo contratado como subencargado, que no lo conserva y no puede usarlo, por contrato, para entrenar modelos. Quién es, dónde trata los datos y en qué condiciones está en el anexo IV del contrato de encargo. Si prefieres que no se haga, lo apaga desde los ajustes del panel el propietario de la cuenta.

Qué no hago con ellos

• No los uso para nada que no sea darte el servicio.
• No los cedo ni los vendo a nadie.
• No los mezclo con los de otro despacho.
• No los conservo cuando dejan de hacer falta.

Seguridad

Los accesos son nominales y con contraseñas propias, con verificación en dos pasos donde el servicio lo permita. Si detecto una brecha de seguridad que afecte a datos de tus clientes, te aviso a ti sin dilación para que puedas cumplir con tus obligaciones, y te doy todo lo que sepa para ayudarte.

Qué pasa cuando terminamos

No hay permanencia. Te das de baja cuando quieras, avisándome por escrito, y la baja tiene efecto al final del mes natural. Cuando terminamos:

• Retiro mis accesos a tus herramientas.
• Tu dominio, tu correo y tu Drive siguen siendo tuyos, como siempre. No te queda a tu cargo ninguna suscripción mía.
• Suprimo o te devuelvo los datos de tus clientes, lo que elijas, y te acredito por escrito que lo he hecho. Solo conservo lo que la ley me obligue a guardar de nuestra relación comercial, como las facturas.
• Te digo por escrito qué partes del sistema seguirían funcionando solas y cuáles necesitan mantenimiento.

Quién responde de esto

El encargado del tratamiento es Jose Manuel Vázquez Rodríguez, persona física. Respondo yo de lo que dice esta página y de lo que firmemos en el contrato de encargo. Para cualquier cuestión sobre los datos de tus clientes, escríbeme a jose@aubaia.com.

Los datos fiscales completos de las dos partes quedan recogidos en el contrato de encargo y en las facturas, que es donde tienen efecto.

Si lo que buscas es qué hago con tus datos cuando me escribes, eso está en la política de privacidad.